پروژه کارافرینی طرح تآسیس سیستم كتابخانه

سیستم كتابخانه:

كتابخانه فوق در سال1365 تاسیس گردید و تا چندی  پیش حوزه فعالیت آن محدود بود اما در ماه اخیر به دلیل تغییر مدیریت و تمایل به افزایش فعالیت مشكلات زیادی به دلیل همین گسترش فعالیت بوجود آمد و از طرفی چون سیستم دستی بوده زمان زیادی صرف فعالیتهای عادی كاركنان شده است و از طرفی نیاز به استخدام یك كارمند دیگر هست لذا رئیس كتابخانه بر آن شد  تا بامكانیزه كردن سیستم نیاز به استخدام كارمند جدید و سایر مشكلات را برطرف سازد.

كتابخانه فوق دارای 4 بخش كه عبارتند از:

 1-  بخش ثبت نام عضو

 2- بخش ثبت كتابهای جدید

  3- بخش امانات

4- بخش نگهداری كتب

 می باشد و یك مدیر بر كار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشكل از كارمندان بخش می باشد.

علت مكانیزه كردن سیستم از حالت دستی به كامپیوتری:

1. نیاز به استخدام نیرو جدید را برطرف سازد.
2. از خطاهای  كارمندان جلوگیری شود چون این امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن  كتب و نارضایتی عضوها می‌شود.
3. هزینه های مالی وروحی ناشی از این خطاها افزایش یافته
4. به علت گسترش سیستم فعالیت كتابخانه كارمندان افزایش یافته كه این امر باعث افزایش هزینه ها اضافه كاری شده
5. زمان خدمات رسانی به مشتركین (كه از حالا بجای عضو آن را به كار خواهیم برد) افزایش یافته

چارت سازمانی كتابخانه :

از یك تحلیل گر درخواست می شود با بررسی های لازم امكان انتقال سیستم فوق را به یك سیستم مكانیزه بررسی نماید.

تعریف مسئله:

رئیس كتابخانه از تحلیل گر پیاده سازی یك سیستم مكانیزه را نخواسته بلكه درمرحله اول از وی خواسته بررسی كند كه آیا این امر شدنی هست یا خیر؟ برای مدیریت مهم است كه آیا با مكانیزه شدن سیستم تاچه حدودی هزینه ها كاهش خواهد یافت ؟

رئیس كتابخانه با پیشنهاد اینك كل كار كتابخانه را كامپیوتر كنیم مواجه می شود مدیریت این موضوع را با تحلیل گر در میان می گذارد نه بعنوان راه حل بلكه یك بصورت یك پیشنهاد منطقی

با سپری شدن مراحل فوق سوال جدیدی برای مدیریت پیش می آید آیا با سرمایه گذاری دراین سیستم امكان خدمات دهی بهتر وسریعتر به مشتركین وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمایه اولیه وجود خواهد داشت یا خیر؟

پس تاكنون تحلیل گر با چند سوال اصلی و مهم مواجه شده كه برای ادامه كار نیاز به پاسخگویی آنها می باشد.

تحلیل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاكید می كند كه مكانیزه كردن سیستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحلیل گر می ‌گویید تولید سیستم مكانیزه تا  حد زیادی باعث كاهش هزینه های جاری و افزایش خدمات دهی به مشتركین خواهد شد اما اگر باعث كاهش هزینه نگردد از استخدام نیرو جدید و از بین بردن زمان خدمات دهی قطعا جلوگیری خواهد كرد اگر این امر تحقق یابد كاهش هزینه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را برای استخدام یك نیروی جدید در ماه چیزی حدود 150 هزار تومان در نظر بگیری.